Fase 1: Interne Audit

Tijdens deze fase voert de contactpersoon van de instelling en/of afdeling de interne audit uit. Daarnaast worden eventueel de bestanden ge-upload voor de vereiste onderbouwing. Het afsluiten van deze fase door de contactpersoon maakt de interne audit definitief. Er kan dan niets meer in gewijzigd worden. Deze fase dient 8 weken voor de gereserveerde visitatiedatum afgesloten te worden.

Fase 2: Vragen visitatieteam interne audit

Het visitatieteam bestudeert de interne audit. Op basis hiervan formuleert het visitatieteam het advies om het visitatieproces te continueren.

De secretaris geeft bovendien per vraag/criterium aan of aanvullende gegevens gewenst zijn. Wanneer deze fase afgesloten wordt door de secretaris kan er niet meer om aanvullende informatie verzocht worden. Deze fase wordt 6 weken voor de visitatiedatum afgesloten.

Fase 3: Besluit het visitatieproces te continueren/beëindigen

De contactpersoon van de instelling besluit namens de Raad van Bestuur voor  de lopende audits of het visitatieproces gecontinueerd dan wel beëindigd wordt. Deze fase wordt 4 weken voor de visitatiedatum afgesloten.

Indien het visitatieproces beëindigd wordt, wordt de audit afgesloten en in het archief geplaatst. Bij continuering volgt fase 4.

Fase 4: Aanvulling interne audit

De contactpersoon van de instelling en/of afdeling beantwoordt de vragen van het visitatieteam en nieuwe bestanden kunnen indien gewenst ge-upload worden.

Door het afsluiten van fase 4 door de contactpersoon kan de aanvulling interne audit niet meer gewijzigd worden. Deze fase wordt 2 weken voor de visitatiedatum afgesloten.

Fase 5: Verslag en voorlopige bevindingen visitatie

Tijdens deze fase wordt de externe visitatie voorbereid door het visitatieteam. Vragen voor de externe visitatie worden hier geformuleerd door de secretaris (op basis van input van het visitatieteam). Vervolgens wordt tijdens de externe visitatie verslag gedaan door de secretaris. Ook worden de voorlopige bevindingen van het visitatieteam geformuleerd. Als deze fase afgesloten wordt door de secretaris kan dit veld en het veld ‘verslag’ niet meer aangepast worden. Deze fase wordt 3 weken na de visitatiedatum afgesloten.

Fase 6: Wederhoor

De contactpersoon kan door middel van wederhoor feitelijke onjuistheden in het visitatieverslag weerleggen. Het is ook weer mogelijk om aanvullende bestanden te uploaden. Wanneer deze fase afgesloten wordt door de contactpersoon is het niet meer mogelijk om de wederhoor fase te heropenen. Deze fase wordt 5 weken na de visitatiedatum afgesloten.

Fase 7: Voordracht visitatiecommissie

Eventuele aanpassingen in de voorlopige conclusie/bevindingen worden op basis van de wederhoor verwerkt door de secretaris. Ook kan tijdens de bijeenkomst van de visitatiecommissie het veld ‘Voordracht visitatie en eindconclusie bestuur’ aangepast worden door de secretaris.

Als deze fase afgesloten is door de secretaris krijgt het bestuur inzage in de conclusie en voordracht van de visitatiecommissie.

Fase 8 en 9: Voordracht bestuur en afsluiten visitatieproces

Het bestuur kan op basis van procedurele gronden bezwaar maken over het uitgebrachte advies van de visitatiecommissie.

Wanneer het bestuur de voordracht van de visitatiecommissie overneemt is de visitatie-uitslag definitief. Dit geschiedt door deze fase af te sluiten. De conclusie is dan zichtbaar voor de contactpersonen van de instelling/afdelingen.Geen van de velden is dan nog te wijzigen. De conclusie en onderbouwing van het visitatieproces is hiermee definitief.

Wanneer fase 9 afgesloten wordt, wordt de visitatie in het archief geplaatst. Daar blijft de visitatie staan ter inzage voor alle betrokkenen.